相手に合わせたアプローチ

「この図は、『アイゼンハワーマトリックス』という、タイムマネジメントに関する考え方です。仕事は、重要度と緊急度の２つの軸で整理すると、ご覧のように大きく4つの種類に分類できますよね。緊急かつ重要な第1領域と、緊急じゃないけど重要な第２領域と、緊急だけど重要ではない第３領域と、どちらでもない第４領域に分けられます。」

「大切なのは、どういう順番で仕事をするかということだと思います。まず、最初にやるのは第１領域。これは、皆さん一緒だと思います。眼前の目標達成や、締切が迫った仕事、クレーム・トラブル対応とか、急ぎの問題解決。こういう仕事って、すぐに手を着けないと大変なことになりますね。」

「問題はその次です。皆さんは、第１領域の次はどの領域の仕事に着手するでしょうか？　まあ、第４領域って人はいないと思いますので、第2領域か、第3領域のどちらかだと思いますが、どっちでしょうか。良い悪いではなくて、普段のご自身を振り返ってみると、どっちを先にやっている傾向があるでしょうか？」

「一般的には、ほとんどの方が、第1の次は、第3に行くんですよね。どうしてかというと、人間の本能だからです。通常、人間は緊急性に引っ張られます。例えば、第2領域の代表的な仕事は、信頼関係を構築する、部下を育成する、キャリアのことを考えてみる、業務改善するっていうことですけど、ほとんどの方が、緊急性に引っ張られて、第2領域が後回しになります。第2領域の仕事は、いますぐ手を着けなくても、短期的には影響が見えませんが、やらないで後回しにすると、いつのまにか緊急性が上がって、取り返しがつかなくなります。これが第2領域の特徴ですね。」

「なので、タイムマネジメントとしては、第1領域の次は、第2領域です。でも、そのためには、第3領域の仕事を見直して、新たな時間を捻出する必要がありますね。みんなの知恵を出しあって効率化を図るとか、改善や見直しをして、出来る限り減らす努力が必要です。この第３領域を改善するには、すぐには正解が出ませんから、時間がかかります。上司の経験則や知見では解決できないこともあるでしょうから、ティーチングでは限界があります。なので、そこは上司や他者に親身に関わってもらい、対話を通してじっくりと考え、質問を通してあらたなアイディアを引き出してもらうコーチングが必要になってきます。つまり、第３領域の改善を考えることは、第２領域に仕事になるわけです。」

「なので、ビジネスパーソンとして求められる時間の使い方は、第１と第２の２つに集中することが大事だといえます。」

「では、我々リーダーは、部下メンバーに対してどのように関われば良いのでしょうか。じつは、第１と第２ではアプローチの仕方が異なります。緊急かつ重要な第１領域については、通常業務の中で、的確にティーチング・アドバイス・指示命令することが必要です。なぜなら、第１領域の仕事は時間に迫られてますから、すぐに行動しなければいけません。「この問題はどうしたら解決できると思う？」と、時間をかけてコーチングしてる場合じゃないわけです。」

「一方で、第２領域の仕事は、ある程度時間をかけてじっくり取り組まないと、結果に繋がらない業務です。特に、関係を作ったり、部下メンバーの育成や、第３領域の改善策を検討するには時間かかかりますから、コーチングを使って、相手にじっくり考えさせながら、新たな行動を引き出していく関わりが効果的です。ティーチングとコーチングでは、扱う領域が違うということですね。」